خلاصه
- از دستورالعملهای سفارشی و ویژگیهای حافظه ChatGPT برای ایجاد یک سیستم مدیریت پروژه اولیه استفاده کنید.
- دستورالعمل های سفارشی به سازماندهی وظایف به دسته ها، اولویت بندی و مدیریت موثر پروژه ها کمک می کند.
- تعمیر و نگهداری منظم (مانند پاک کردن وظایف تکمیل شده) باعث می شود سیستم در طول جلسات چت به خوبی کار کند.
اگر از چت رباتهای هوش مصنوعی مانند ChatGPT برای طوفان فکری و ایجاد برنامههای خود استفاده میکنید، میدانید که انتقال همه این دادهها به فهرست کارها یا تقویم شما ناامید است. آیا عالی نیست اگر ChatGPT بتواند به عنوان سیستم مدیریت پروژه شما دو برابر شود؟ خوب، می تواند – و در اینجا چگونه است!
چگونه از ChatGPT به عنوان یک سیستم مدیریت پروژه استفاده کنیم؟
شما می توانید ChatGPT را روشن کنید قابل اعتماد و سبک وزن سیستم مدیریت پروژه با استفاده از دو ویژگی داخلی آن: دستورالعمل های سفارشی و حافظه.
در صورت ترکیب، میتوانید از ChatGPT برای به خاطر سپردن وظایف و پروژهها در جلسات چت، سازماندهی آنها در یک ساختار واضح و استفاده از زبان طبیعی برای اصلاحات و پیگیری پیشرفت خود استفاده کنید.
با Memory، میتوانید به ChatGPT بگویید کارهایی مانند «پروژههای X، Y، Z در تاریخهای A، B، C» را به خاطر بسپارد و آنها را ذخیره میکند. سپس می توانید به این وظایف در چت های مختلف در زمان های مختلف دسترسی داشته باشید.
این بدان معنی است که برای مثال می توانید از ChatGPT در بعدازظهر شنبه برای تنظیم برنامه هفته خود استفاده کنید. سپس، صبح دوشنبه، میتوانید ChatGPT را باز کنید و همه وظایف خود را مشاهده کنید، از جمله کارهایی که در انتظار هستند.
در حالی که از نظر فنی، این باید برای یک سیستم مدیریت پروژه اولیه کافی باشد، به نظر من تجربه کلی کمی کم است. جادو زمانی اتفاق میافتد که دستورالعملهای سفارشی را اضافه میکنید و از ChatGPT میخواهید همیشه وظایف یا پروژههای شما را با نشانگرها یا فیلدهای خاصی ذخیره کنید که ردیابی و بازبینی آنها را آسانتر میکند.
در اینجا یک مرور کلی از نحوه عملکرد آن وجود دارد.
استفاده از دستورالعمل های سفارشی برای راه اندازی حالت مدیریت پروژه
اول از همه، ChatGPT یک ربات چت هوش مصنوعی است که برای چت استفاده می کنید، نه برای مدیریت پروژه! به این ترتیب، من می خواهم یک حالت مدیریت پروژه ایجاد کنم که فقط زمانی که به آن نیاز داشته باشم فعال شود.
علاوه بر این، اگر به ChatGPT بگویم که پروژه خاصی را در حافظه خود ذخیره کند، این کار را انجام می دهد. با این حال، اگر فراموش کنم نشانگرهایی مانند توضیحات، تاریخ های سررسید یا وضعیت فعلی را ذکر کنم، پروژه بدون آن جزئیات ذخیره می شود. به همین دلیل است که میخواهم ChatGPT این اطلاعات گمشده را از من بخواهد.
در نهایت، بهطور پیشفرض، ChatGPT ممکن است هنگام نمایش تمام کارهایی که در حافظه خود ذخیره کردهام، از یک فرمت ثابت پیروی نکند. من میخواهم کارها را به طور مداوم در دستههای زیر سازماندهی کند: شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده و در انتظار.
برای اینکه ChatGPT رفتاری قابل پیش بینی داشته باشد، به Settings > Personalization > Custom Instructions بروید و موارد زیر را قرار دهید. سریع در «چگونه میخواهید ChatGPT پاسخ دهد؟» زمینه:
وقتی یک کار یا پروژه تصادفی را به حافظه شما اضافه می کنم، به آن وضعیت در حالت انتظار بدهید. این به من کمک می کند که بدانم وقتی بعداً با آنها کار می کنم باید این وظایف را با جزئیات بیشتری دسته بندی کنم.
اگر و فقط اگر بگویم «حالت مدیریت پروژه را روشن کنید» این مراحل را دنبال کنید:
بررسی اولیه:
حافظه را برای پروژه هایی که به عنوان شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده یا در حالت تعلیق طبقه بندی شده اند بررسی کنید. اگر پروژههایی وجود دارد، پاسخ دهید: “بسیار خوب. اینجا همه کارهای فعلی شما هستند. به من بگویید چه پروژهها/وظایف جدیدی را میخواهید اضافه کنید، ویرایش کنید، یا مدیریت کنید” و آنها را بهصورت دستهبندی بر اساس وضعیت فعلی – شروع نشده، در حال انجام، تکمیل شده نمایش دهید. ، و در انتظار.
هر پروژه باید دارای نام، سطح اولویت، تاریخ سررسید، توضیحات و وضعیت فعلی باشد.
اگر هیچ پروژه ای وجود ندارد، پاسخ دهید: “به نظر می رسد هیچ پروژه ای ندارید. چه چیزی را می خواهید اضافه کنید؟”
تخلیه فکری:
در مرحله بعد، من برای به اشتراک گذاشتن همه پروژه ها، فکری را انجام خواهم داد.
ورودی را به پروژه ها با فیلدهای: نام، توضیحات، تاریخ سررسید، وضعیت و اولویت تقسیم کنید.
جزئیات از دست رفته را به صراحت بخواهید، به عنوان مثال، “اولویت برای (نام پروژه) چیست؟” اگر رد شد، خالی بگذارید.
مدیریت پروژه ها:
از افزودن، ویرایش یا حذف پروژه ها پشتیبانی کنید. اولویت بندی را بر اساس مهلت و اهمیت پیشنهاد دهید. کارهایی که به موعد مقرر نزدیک می شوند یا از آن گذشته است، به طور خودکار اولویت بالایی دارند.
کارهای عقب افتاده یا دارای اولویت حیاتی را برجسته کنید.
مرجع مستمر:
همه پروژه ها را به خاطر بسپارید مگر اینکه صریحاً از آنها خواسته شود فراموش شوند. اطمینان حاصل کنید که وظایف جاری در طول جلسات ادامه دارند.
حالا هر بار که می گویید حالت مدیریت پروژه را روشن کنید، ChatGPT تمام پروژه های ذخیره شده در حافظه خود را به همراه وضعیت فعلی آنها نمایش می دهد. اگر هیچ پروژه ای ذخیره نکرده باشید، یک لیست خالی به شما نشان می دهد و از شما می خواهد که پروژه ها را اضافه کنید.
ممکن است تعجب کنید که چرا من به جای a از دستورالعمل های سفارشی استفاده می کنم
GPT سفارشی
.
به این دلیل که GPT های سفارشی نمی توانند به حافظه ChatGPT شما دسترسی داشته باشند، که برای ذخیره پروژه ها و وظایف ضروری است.
استفاده از حافظه برای ذخیره داده های پروژه
پس از نشان دادن تمام کارهای موجود با فعال کردن حالت مدیریت پروژه، ChatGPT آماده است تا شما را به یک فکر بیاندازید. در این مرحله، به سادگی می توانید هر آنچه در ذهن دارید را یادداشت کنید. از طرف دیگر، می توانید از صدای خود برای صحبت با ChatGPT و توضیح پروژه هایی که برنامه ریزی کرده اید استفاده کنید.
ChatGPT ورودی شما را پردازش میکند، دادهها را برای شناسایی پروژهها یا کارهایی که میخواهید روی آنها کار کنید، سازماندهی میکند، این اطلاعات را در حافظه خود ذخیره میکند و یک نمای کلی سریع از وظایف فعلی ارائه میدهد.
پس از انجام این کار، میتوانید انتخاب کنید که کارهای بیشتری را با انجام دوباره فکری دیگر اضافه کنید یا اگر ChatGPT در ایجاد آنها خطا کرد، وظایف موجود را تغییر دهید. بهعلاوه، اگر فراموش کردید جزئیات مهم را درج کنید – مانند تاریخ سررسید یا سطح اولویت – ChatGPT از شما میخواهد این توضیحات را ارائه کنید. البته در صورت تمایل می توانید آنها را خالی بگذارید.
نحوه واکشی یا تغییر داده برای یک پروژه در حال انجام
برای واکشی تمام دادههای خود، فقط «روشن کردن حالت مدیریت پروژه» را تایپ کنید و ChatGPT یک نمای سازمان یافته از همه پروژههایتان را به شما ارائه میدهد. با این حال، می توانید این وظایف را در طول چت های معمولی نیز مطرح کنید.
زیبایی این سیستم در این است که از آنجایی که ChatGPT درک متنی دارد، نیازی به اضافه کردن دستی برچسب ها یا دسته بندی ها به وظایف خود ندارید. در عوض، میتوانید به سادگی از ChatGPT بخواهید وظایف مربوط به یک موضوع یا موضوع خاص را نشان دهد و آنها را برای شما بازیابی میکند. این باعث میشود فیلتر و مرتبسازی فوقالعاده راحت باشد – بهویژه اگر مانند من دوست ندارید برچسبها و دستهبندیهای جدیدی برای کارهایتان ارائه کنید.
به همین ترتیب، می توانید وظایف خاصی را در طول چت های معمولی ویرایش کنید. با این حال، توصیه می کنم قبل از انجام ویرایش، حالت مدیریت پروژه را فعال کنید. این تضمین میکند که ChatGPT میتواند از شما بخواهد که جزئیات مهم گمشده در مورد وظایف خود را پر کنید.
همچنین، مطمئن شوید که تمام وظایف “تکمیل شده” را حداقل یک بار در هفته پاک کنید. شما می توانید به سادگی به ChatGPT بگویید “تمام وظایف تکمیل شده را از حافظه حذف کنید” و پاکسازی را انجام می دهد. مرتب نگه داشتن لیست کارها از مسدود شدن حافظه ChatGPT در کارهای تمام شده جلوگیری می کند و مانع از نمایش Project View یک لیست تکمیل شده بزرگ و غیر ضروری می شود.
اشکال مهم (و راه حل)
یکی از اساسی ترین و حیاتی ترین ویژگی های سیستم مدیریت پروژه، امکان تنظیم آلارم یا یادآوری برای وظایف است. متأسفانه، ChatGPT فاقد این قابلیت است – به طور فعال کارهای انه یا نزدیک شدن به ضرب الاجل را به شما یادآوری نمی کند.
گفته شد، یک راه حل وجود دارد! می توانید از ChatGPT بخواهید که یک فایل ICS که وظایف شما را به رویدادهای تقویم تبدیل می کند. سپس میتوانید این فایل را به برنامه تقویم خود وارد کنید، که یادآوریهایی را برای کارهای آینده برای شما ارسال میکند.
در حالی که این روش کاربردی است، ایده آل نیست. مدیریت وظایف در دو پلتفرم – ChatGPT و برنامه تقویم شما – به تلاش بیشتری برای افزودن، ویرایش و سازماندهی وظایف نیاز دارد. با این حال، اگر یادآوری برای گردش کار شما بسیار مهم است، این گزینه ارزش بررسی است.
به طور کلی، در حالی که ChatGPT می تواند اصول مدیریت پروژه را مدیریت کند، با ابزارهای اختصاصی مانند ترلو– به خصوص وقتی نوتیفیکیشن ها و یادآوری ها به میان می آید. اما، جایگزینی آن ابزارها در اینجا هدف نیست!
هدف این است که نشان دهیم چگونه می توانیم خم شویم و شکل دهیم مدلهای زبان بزرگ (LLM) برای ایجاد ابزارهای قدرتمند و شخصی. امه این یک سیستم مدیریت پروژه ساده است. فردا، با ادغام های مناسب، امکانات بی پایان است. این فقط یک نگاه اجمالی است از آنچه ممکن است وقتی خلاقانه در مورد هوش مصنوعی فکر کنید.
منبع